Las herramientas de Google son muy útiles en el aula. Sin embargo, a veces es difícil organizarse, ser más productivos y aprovechar al máximo todos los recursos. ¿Es tu caso? Entonces estos 12 trucos de Google Drive te encantarán. Por ejemplo, cómo sincronizar archivos en varios dispositivos o entre varias personas o cómo lograr que la herramienta sea aún más potente. ¿Listos? Entonces avancemos.
Refrescando conocimientos sobre Google Drive
Antes de hablar de los trucos de Google Drive, recordemos de qué se trata. Aunque seguramente lo sabés, no está de más refrescar conocimientos. Google Drive es una plataforma para almacenar, compartir y colaborar en documentos, presentaciones, imágenes y todo tipo de archivos.
Realmente, compartirlos se hace muy simple. Así, los docentes pueden otorgar acceso a estudiantes o grupos específicos, asegurando una distribución eficiente de los documentos.
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También fortalece la colaboración, ya que varios usuarios pueden trabajar en un documento simultáneamente, realizando cambios y aportes en tiempo real. Esta característica es particularmente útil para proyectos grupales o evaluaciones. Además, gracias al guardado automático, no se corre el riesgo de perder los progresos.
Los docentes pueden acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo, promoviendo la flexibilidad y la accesibilidad. Google Drive simplifica la gestión de documentos y mejora la colaboración. Todo esto contribuye una experiencia docente más organizada y productiva.
Trucos de Google Drive para aumentar la productividad
Si no estás consiguiendo tus objetivos, estos trucos para Google Drive te ayudarán a ganar tiempo y hacer tu trabajo más productivo.
1. Atajos de teclado
Los atajos de teclado permiten varias acciones, como crear nuevos archivos, navegar entre ficheros y modificar sus propiedades. La lista completa de atajos está disponible en la rueda dentada, con el nombre de combinaciones de teclas. ¡Seguí este tema, ya que las combinaciones se actualizan a menudo! Por ejemplo, una nueva actualización permite que se pueda navegar escribiendo solamente las primeras letras.
2. Organización de carpetas
Este es uno de los trucos de Google Drive más útiles. Es que los archivos se multiplican y a veces es difícil encontrarlos. La ventaja de cargarlos en Google Drive folder es que están disponibles desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y lugar. El primer paso es cargar carpetas ya creadas o crear las carpetas necesarias.
Al hacer clic en «Mi unidad» aparecen en primer lugar las carpetas. En la esquina superior derecha hay un botón para elegir la forma de visualización, como lista o mosaico. Para seleccionar, usar la tecla «x» y moverse con las flechas para cambiar la selección. Una barra superior presenta las distintas opciones como compartir, eliminar, etc.
3. Aplicar color a los archivos
Otro de los trucos de Google Drive para las carpetas está en la opción «Organizar» del menú desplegable tocando los tres puntitos en el extremo superior derecho: se pueden cambiar los colores. Seleccionando varias carpetas, cambia el color de todas. Además, Google Drive utiliza colores pastel. ¡Maravilloso!
4. Compartir archivos o carpetas
Uno de los trucos de Google Drive web más simples, ya que cuenta con varias opciones:
- Seleccionar el archivo y compartir utilizando el botón de la barra superior o
- Usar el botón derecho del ratón y seleccionar «Compartir» en el menú desplegable.
- Hacer clic con el mouse en los tres puntitos en el extremo superior derecho de la selección.
Una vez ingresado el correo electrónico del destinatario, podemos enviar el enlace, pero el usuario recibirá una notificación para poder acceder al archivo.
5. Acceder a archivos de Google Drive sin conexión
Claro, uno de los grandes trucos de Google Drive es que podemos acceder a nuestros archivos en cualquier momento y lugar… ¡Siempre que estemos conectados a Internet! Pero ¿sabías que puedes acceder a los archivos sin conexión? Sin embargo, la visualización depende del dispositivo utilizado.
- En la computadora: habilitar el acceso sin conexión a Google Drive. Permite acceder directamente a través del navegador. Puede ser que no todos los tipos de archivos estén disponibles.
- Desde el móvil. Acceder a la configuración de cada archivo para activar la disponibilidad sin conexión. Abarca todos los tipos de archivos.
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6. Trucos de Google Drive para almacenar archivos
Estos trucos de Google Drive super útiles permiten hacer varias cosas con el almacenamiento. Por ejemplo:
- Colocar un documento en varias carpetas. Seleccionar el archivo y hacer clic en «Organizar», y seleccionar las carpetas utilizando la tecla CTRL.
- Guardar los documentos en Google Drive de manera predeterminada. Como sabemos, Windows cuenta con una carpeta llamada «Documentos» donde archiva automáticamente los documentos, excepto que les demos una ubicación distinta. Hacer clic con el botón derecho en la carpeta Documentos para acceder a la configuración. Elegir «Incluir una carpeta y seleccionar la carpeta de Google Drive». Se activará una copia de seguridad predeterminada.
7. Encontrar archivos rápidamente
Hay varias opciones que nos permiten realizar el seguimiento de un archivo y encontrarlo rápidamente. Son tres posibilidades que se encuentran en el menú principal:
- Compartido conmigo.
- Reciente.
- Destacados. Recordá que para destacar un archivo, se debe hacer clic en los tres puntitos en la esquina superior derecha, elegir «Organizar» y en el menú desplegable seleccionar «Añadir a destacados».
8. Convertir automáticamente un archivo de Microsoft a uno en formato de Google
Este es uno de los trucos de Google Drive que nos permite pasar rápidamente de una plataforma a otra. Puede hacerse de dos formas: importando el archivo desde Google Drive o convirtiendo archivos en masa.
En el botón Nuevo seleccionar «Subir archivo», cuando se abra la caja de archivos, seleccionar uno o varios archivos para convertir.
9. Reenviar un archivo recibido como adjunto en un correo electrónico
Este truco ayuda a trabajar sobre un archivo recibido como adjunto en un correo electrónico, modificarlo o completarlo y volverlo a enviar.
Cuando recibimos un archivo adjunto, en vez de descargarlo podemos abrirlo automáticamente en Google Drive eligiendo la opción «Mi unidad» en el extremo superior derecho. Así podemos trabajar en el archivo. Una vez completada la tarea, desplegar el menú Archivo, Correo electrónico, enviar este archivo por correo. Simple, ¿no es cierto?
Trucos de Google Drive para proteger archivos
Cuando trabajamos con archivos compartidos es difícil mantener el control acerca de las modificaciones que se realizan. Así, puede ser necesario realizar algunos bloqueos o mantener restricciones.
10. Utilizar las etiquetas de Drive
Es uno de los trucos de Google Drive menos conocidos pero más necesarios en las instituciones educativas. Las etiquetas son metadatos que permiten organizar, encontrar y aplicar restricciones a los archivos de Drive. Por ejemplo, permiten clasificar el contenido, o restringir el acceso a datos confidenciales.
En Google Drive hay dos tipos de etiquetas: con insignia y estándar. Para utilizarlas, se deben activar en la organización. Para crear etiquetas, los usuarios deben tener permiso para hacerlo.
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11. Determinar las acciones de otros usuarios
Al compartir un archivo, tenemos la opción de compartirlo con personas determinadas o con todos los que tengan el enlace.
Si agregamos una dirección de correo electrónico, la ventana nos muestra diferentes opciones acerca de lo que los usuarios pueden realizar:
- Editor. Puede modificar el archivo.
- Lector. Puede ver comentarios y sugerencias.
- Comentador. Encargado de realizar comentarios.
En dispositivos móviles, se puede activar la función Carpeta Segura y controlar el acceso mediante un PIN. Este es uno de los trucos de Google Drive que se pueden utilizar también en los dispositivos con Android.
12. Bloquear un usuario
Para impedir que un usuario comparta archivos o bloquear al propietario de un archivo compartido, hacer clic con el botón derecho en un archivo. Al final del menú desplegable aparece resaltada en rojo la opción Denunciar o bloquear.
Hasta acá llegamos con la información sobre «12 Trucos de Google Drive para docentes». Esperamos que te haya sido útil. Recordá que en Recursos TICs vas a encontrar recursos y herramientas para tus clases de informática. No dudes en contactarnos por cualquier duda o sugerencias. Síguenos también en redes sociales para estar al día con nuestras noticias.
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